Análisis
Qué pide una inspección cuando pide «los registros»
Tres asesores nos han enseñado requerimientos reales recibidos por sus clientes. No son inspecciones de Verifactu —todavía no toca— pero sí piden documentación sobre el sistema de facturación. Lo que aprendemos de ellos es útil ahora.
Qué se pide, literalmente
- 1El libro registro de facturas expedidas del periodo, en formato electrónico.
- 2La identificación del programa con el que se emiten las facturas, con versión.
- 3La declaración responsable del fabricante del sistema.
- 4En un caso, el detalle de las facturas anuladas y el motivo.
Ninguno pidió los PDF de las facturas una a una. Lo que se revisa es la coherencia del conjunto: numeración sin huecos, anulaciones justificadas y cuadre con las declaraciones presentadas.
Qué resolvió cada caso
| Situación | Qué lo resolvió |
|---|---|
| Huecos en la numeración | Exportación con los registros de anulación, que explicaban los huecos |
| Programa antiguo sin declaración responsable | Escrito del fabricante confirmando versión y conformidad. Tardó tres semanas en llegar |
| Facturación desde dos sistemas a la vez | Conciliación manual, mes y medio de trabajo del asesor |
Casos aportados por tres asesorías distintas, anonimizados. No son datos estadísticos: son ejemplos.
La lección de los tres casos
El problema nunca fue la factura: fue no poder demostrar cómo se generó. Exportar el libro registro cada trimestre y guardar la declaración responsable cuesta diez minutos al año y convierte un requerimiento en un correo con dos adjuntos.
Qué guardar desde hoy
Una carpeta por ejercicio con tres cosas: el libro registro exportado por trimestres, la declaración responsable de tu programa y una captura de la configuración —modalidad, series y datos fiscales—. Si cambias de programa, añade la fecha de corte.
Contrastamos cada dato con el BOE, con la documentación técnica de la AEAT o con una prueba directa del programa. El procedimiento completo está en cómo verificamos.