Verifactu no es la única obligación que te afecta. La factura electrónica, la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece forman un entramado normativo. Aquí te detallo todas tus obligaciones.
1. Usar software de facturación certificado
Esta es la obligación principal de Verifactu. Tu programa debe estar certificado por la AEAT. Si tu software actual no se adapta, estás obligado a cambiarlo. Sin excepciones por tamaño.
Más info en la comparativa de software Verifactu.
2. Incluir QR verificable y hash en cada factura
Todas tus facturas deben incluir:
- Un código QR que permita verificar la autenticidad
- Un hash o huella digital que garantice que la factura no ha sido modificada
- La fecha, hora y número de serie inequívocos
Esto lo genera el software automáticamente. Tú no tienes que hacer nada manual.
3. Mantener un registro de facturación inalterable
El software debe mantener un registro cronológico de todas las facturas que sea inalterable, íntegro, accesible y trazable. Cualquier modificación debe quedar registrada.
4. Emitir factura electrónica en formato Facturae (B2B)
Esta obligación viene de la Ley Crea y Crece, no de Verifactu, pero te afecta igual:
- Entre empresas y autónomos (B2B): todas las facturas deben ser electrónicas
- Formato: Facturae 3.2 o superior, firmado digitalmente
- Calendario: 1 año tras reglamento para >8M, 2 años para el resto
Afortunadamente, la mayoría de los software Verifactu también integran la factura electrónica.
5. Conservar las facturas durante 6 años
Plazo de conservación: 6 años desde la emisión, en formato electrónico accesible. Haz copias de seguridad periódicas.
6. Envío voluntario a la AEAT (pero muy recomendable)
Enviar los registros a Hacienda es voluntario, pero hacerlo tiene ventajas: deducción acelerada del IVA, menor riesgo de inspección y mejor perfil fiscal. Mi recomendación: déjalo activado.
Consecuencias de no cumplir
| Incumplimiento | Sanción |
|---|---|
| No usar software certificado | 1.000 € por ejercicio |
| Software que permite manipular facturas | Multa de hasta 50.000 € al fabricante |
| No conservar facturas | Pérdida de deducibilidad del gasto |
| Resistencia a la inspección | Multa proporcional + posible cierre |
La mayoría de estas obligaciones se cumplen automáticamente con un buen software. La guía de adaptación te lleva paso a paso.